DA.36.58.2021

Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Toruniu zwraca się z zapytaniem ofertowym na: „Wykonanie usługi kompleksowego sprzątania i utrzymywania w czystości pomieszczeń biurowych Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Toruniu przy ul. Fredry 8 w okresie od 01.07.2021 r. do 30.06.2022 r.”

Zamawiający:
Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska
i Gospodarki Wodnej w Toruniu,
ul. Fredry 8, 87-100 Toruń
NIP: 956 12 23 682, REGON: 341191740
PKD 64.92.Z – pozostałe formy udzielania kredytów
Telefon: 56 62 12 300 lub 308
Fax: 56 62 12 302

I. Przedmiot zamówienia:
1. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie kompleksowej usługi sprzątania i utrzymywania w czystości pomieszczeń biurowych Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Toruniu przy ul. Fredry 8 zgodnie ze szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia stanowiącym załącznik nr 1 oraz wzorem Umowy stanowiącym załącznik nr 4.
2. Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 
1) 90919200-4 Usługi sprzątania biur;
2) 90911200-8 Usługi sprzątania budynków;
3) 90911300-9 Usługi czyszczenia okien;
3. Umowa podpisana zostanie na czas określony od 01.07.2021 roku do 30.06.2022 roku.
4. Warunkiem realizacji zamówienia będzie podpisanie Umowy.
5. Na czas realizacji zamówienia Wykonawca wyznaczy koordynatora, który będzie odpowiedzialny za nadzór nad realizacją przedmiotu zamówienia.

II. Kontakt w sprawie zamówienia:

Wszelkich informacji dotyczących przedmiotu zamówienia udziela: Damian Kurlenda, tel. 56 62 12 313, e-mail: zamowienia@wfosigw.torun.pl 

III. Sposób wykonania oferty:
1. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
2. Oferta wraz z załącznikami musi być podpisana przez osobę/osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy. W przypadku gdy umocowanie osoby upoważnionej do reprezentacji Wykonawcy nie wynika z publicznie dostępnych rejestrów, wówczas do złożonej oferty należy dołączyć pełnomocnictwo.
3. Jeżeli osoba/osoby podpisująca ofertę działa na podstawie pełnomocnictwa, to pełnomocnictwo to musi w swej treści jednoznacznie wskazywać uprawnienie do podpisania oferty. Pełnomocnictwo musi zostać dołączone do oferty i musi być złożone w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem.
4. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
5. Złożenie więcej niż jednej oferty lub złożenie oferty zawierającej propozycje alternatywne spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez Wykonawcę.
6. Na ofertę składają się:
1) Formularz oferty (wzór załącznik nr 2);
2) Jeżeli Wykonawcę reprezentuje pełnomocnik – pełnomocnictwo, określające  zakres umocowania podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy;
3)  Wydruk/zaświadczenie z właściwego rejestru lub Centralnej Ewidencji 
i Informacji o Działalności Gospodarczej wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;
4) Wykaz wykonanych lub wykonywanych w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej 3 usług o charakterze zbliżonym do przedmiotu zamówienia dla powierzchni biurowej o łącznej powierzchni nie mniejszej niż 1 300,00 m2. 
Wykonawca zobowiązany jest do załączenia dowodów, określających, czy usługi zostały wykonane należycie (wzór załącznik nr 3);
5) Wykaz pracowników:
a) wykonujących prace porządkowo-sprzątające, oraz oświadczenia, że osoby te będą zatrudnione na umowę o pracę w trakcie realizacji zamówienia,
b) pełniącego rolę koordynatora;
6) Opłacona polisa, a w przypadku jej braku, inny dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia;
7) Wykaz produktów, które będą stosowane, wraz ze świadectwem zgodności z powyższymi specyfikacjami – wspólnotowym oznakowaniem ekologicznym Ecolabel, a w przypadku gdy produkt nie jest opatrzony oznakowaniem ekologicznym, należy w sposób wyraźny przekazać informacje dotyczące ilości składników wymienionych w rozdziale VI pkt 4, w masie produktu końcowego.
7. Ustala się, że składający ofertę pozostaje nią związany przez 14 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

IV. Opis sposobu obliczenia ceny oferty:

Cena podana w ofercie powinna być wyrażona w złotych polskich, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Cena oferty winna obejmować wszystkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia oraz warunkami stawianymi przez Zamawiającego.

V. Miejsce i termin złożenia oferty:

Ofertę należy przesłać do dnia 16 czerwca 2021 r. do godziny 15:00 e-mailem na adres zamowienia@wfosigw.torun.pl lub złożyć do skrzynki podawczej znajdującej się w przedsionku głównego wejścia do siedziby Funduszu ul. Fredry 8, 87-100 Toruń od poniedziałku do piątku w godz. 7.00-15.00 lub przesłać za pośrednictwem Poczty Polskiej S.A. albo innego operatora pocztowego na adres: Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska  i Gospodarki Wodnej w Toruniu, ul. Fredry 8, 87-100 Toruń (decyduje data wpływu do siedziby Wojewódzkiego Funduszu).

VI. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełnienia:
1. Wykonawca wykaże, że wykonał, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonuje, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej 3 usługi o charakterze zbliżonym do przedmiotu zamówienia dla powierzchni biurowej o łącznej powierzchni nie mniejszej niż 1.300,00 m2. Wykonawca zobowiązany jest do załączenia dowodów, określających, czy usługi zostały wykonane należycie.
2. W okresie realizacji niniejszego zamówienia Wykonawca obowiązany jest do zatrudnienia na podstawie umowy o pracę co najmniej 2 osób wykonujących czynności polegające na wykonywaniu prac porządkowo-sprzątających.
3. Wykonawca musi wykazać, że posiada opłaconą polisę, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej związanej z przedmiotem zamówienia, z minimalną sumą ubezpieczenia co najmniej 100.000,00 zł, a ubezpieczenie to obejmuje swoim zakresem wszystkich pracowników Wykonawcy. Pracownikiem, zgodnie z definicją używaną w dokumentach ubezpieczeniowych, jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę lub umowy zlecenia, z wyłączeniem umowy o dzieło.
4. Zamawiający wymaga, aby przy wykonywaniu usługi sprzątania wykorzystywano środki czyszczące takie, jak: uniwersalne środki czyszczące, środki czyszczące do urządzeń sanitarnych oraz środki czyszczące do okien, przyjazne dla środowiska, tj. nie zawierające w ilości przekraczającej 0,01% jego masy składnika (substancji lub preparatu), który zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1272/2008 z dnia 16 grudnia 2008 r. w sprawie klasyfikacji, oznakowania i pakowania substancji i mieszanin ze zmianami został sklasyfikowany z przypisaniem któregokolwiek spośród następujących zwrotów określających zagrożenie: H40, 45, 49 (rakotwórczy), H42 (uczulający), powyżej 0,1% w masie produktu końcowego, H43 (uczulający), powyżej 0,1% w masie produktu końcowego, H46, 60, 61, 62, 63 (szkodliwy dla rozrodczości), H50/53, 51/53 (toksyczny dla organizmów wodnych), H59 (niebezpieczny dla warstwy ozonowej), H68 (może powodować nieodwracalne zmiany w stanie zdrowia).

Dokumenty i oświadczenia, które Wykonawca winien przedstawić w celu potwierdzania, że spełnia warunki udziału w postępowaniu:

1. W celu wykazania spełnienia warunku nr 1 Wykonawca przedłoży wraz z ofertą wykaz wykonanych lub wykonywanych  w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej 3 usług o charakterze zbliżonym do przedmiotu zamówienia dla powierzchni biurowej o łącznej powierzchni nie mniejszej niż 1.300,00 m2. Wykaz należy sporządzić 
z wykorzystaniem wzoru – załącznik nr 3.
Wykonawca zobowiązany jest do załączenia dowodów określających, czy usługi zostały wykonane należycie (referencje, poświadczenia).
2. W celu wykazania spełnienia warunku nr 2 Wykonawca przedłoży wraz z ofertą Wykaz pracowników wykonujących czynności polegające na wykonywaniu prac porządkowo-sprzątających, oraz oświadczenia, że osoby te będą zatrudnione na umowę o pracę w trakcie realizacji zamówienia oraz poda dane osoby pełniącej rolę koordynatora.
3. W celu wykazania spełnienia warunku nr 3 Wykonawca przedłoży wraz z ofertą kopie opłaconej polisy, a w przypadku jej braku, inny dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia (przed podpisaniem Umowy Zamawiający będzie żądał polisy, bądź innego dokumentu potwierdzającego ubezpieczenie - nieprzedłożenie polisy najpóźniej w dniu wyznaczonym na zawarcie Umowy traktowane będzie jako uchylenie się przez wybranego Wykonawcę od zawarcia Umowy);
4. W celu wykazania spełnienia warunku nr 4 Wykonawca przedłoży wraz z ofertą wykaz produktów, które będą stosowane, wraz ze świadectwem zgodności z powyższymi specyfikacjami – wspólnotowym oznakowaniem ekologicznym Ecolabel, a w przypadku gdy produkt nie jest opatrzony oznakowaniem ekologicznym, należy w sposób wyraźny przekazać informacje dotyczące ilości składników wymienionych wyżej (punkt VI podpunkt 4) w masie produktu końcowego. W przypadku każdego oferowanego produktu wszystkie substancje zawarte w ilości powyżej 0,01% w masie produktu końcowego muszą zostać wyszczególnione wraz z ich numerami CAS3 (o ile są dostępne) i wszelkimi oznaczeniami ryzyka, za pomocą których zostały sklasyfikowane.
Oferta, która nie będzie spełniała powyższego wymagania lub w której wykonawca nie przedstawi wymaganego dokumentu na potwierdzenie, że spełnia wymaganie, będzie podlegała odrzuceniu.

VII. Kryteria oceny oferty i ich znaczenie:
Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert.

Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami i ich wagą: cena 60%, jakość 20% i posiadanie stałego punktu obsługi klienta w obrębie 15 km od siedziby Zamawiającego 20%.

1.   Cena – 60%.
Zasady oceny ofert:

za kryterium cena, maksymalną ilość 60 punktów otrzyma Wykonawca, który poda najniższą cenę. Pozostali wykonawcy otrzymają ilość punktów obliczoną według wzoru:
   

2.   Jakość – 20%.
Oferta, w której Wykonawca zaoferował przeprowadzanie kontroli jakości świadczonej usługi:
- dwa razy w tygodniu otrzyma 20 pkt,
- raz w tygodniu otrzyma 10 pkt,
- raz na dwa tygodnie otrzyma 5 pkt.

3. Posiadanie stałego punktu obsługi klienta w obrębie 15 km od siedziby Zamawiającego – 20% 

Wykonawca posiadający stały punkt obsługi klienta w obrębie 15 km od siedziby Zamawiającego otrzyma 20 pkt. W przypadku braku takiego punktu otrzyma 0 pkt.

Ocenę ostateczną dla poszczególnych ofert stanowić będzie suma punktów przyznanych w ocenianych kryteriach obliczając punktację dla poszczególnych ofert.

VIII. Inne informacje:
1. Po upływie pierwszych trzech miesięcy realizacji zamówienia, a następnie co kwartał realizacji zamówienia, Wykonawca jest zobowiązany do przedłożenia zestawienia zawierającego nazwy i ilości wykorzystanych środków czyszczących. W przypadku jakichkolwiek produktów nieuwzględnionych w ofercie początkowej Wykonawca musi dostarczyć wymagany dowód zgodności ze specyfikacjami technicznymi zgodnie z opisem zawartym w zapytaniu ofertowym.
2. Świadczenie usługi sprzątania z wykorzystaniem innych środków czyszczących niż zaakceptowane przez Zamawiającego, skutkować będzie uznaniem iż zamówienie jest wykonywane nienależycie oraz uprawnieniem Zamawiającego do zastosowania kary umownej z tytułu nienależytego wykonania zamówienia. Świadczenie usługi sprzątania z wykorzystaniem innych środków czyszczących niż zaakceptowane przez Zamawiającego 
i jednocześnie niespełniających wymagań określonych przez Zamawiającego w zapytaniu ofertowym, skutkować będzie uznaniem, iż zamówienie jest wykonywane nienależycie w sposób rażący oraz uprawnieniem Zamawiającego do zastosowania kary umownej z tytułu nienależytego wykonania zamówienia zwiększonej dwukrotnie oraz – po uprzednim wezwaniu do usunięcia naruszenia  z zachowaniem prawa do naliczenia kary umownej – do odstąpienia od Umowy w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia bezskutecznego wezwania.
3. Każdorazowo na żądanie Zamawiającego, w terminie przez niego wskazanym nie krótszym jednak niż 7 dni kalendarzowych, Wykonawca zobowiązuje się przedłożyć do wglądu kopie zanonimizowanych umów o pracę zawartych przez Wykonawcę lub podwykonawców z pracownikami wykonującymi w/w czynności. Kopie umów powinny zostać zanonimizowane w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 10 maja 2018 o ochronie danych osobowych, (tj. w szczególności bez adresów, nr PESEL pracowników). Informacje takie jak: imię, nazwisko, data zawarcia umowy, rodzaj umowy o pracę, wymiar etatu powinny być możliwe do zidentyfikowania. Nieprzedłożenie zanonimizowanych kopii umów wraz z oświadczeniem w wyznaczonym terminie traktowane będzie jako niedopełnienie wymogu zatrudnienia pracowników wykonujących wskazane czynności, na umowę o pracę i skutkować naliczaniem kar umownych, określonych w projekcie Umowy do niniejszego postępowania.
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do:
· odwołania postępowania, unieważnienia go w całości lub w części w każdym czasie bez podania przyczyny,
· zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru oferty,
· zmiany terminów wyznaczonych w Zapytaniu,
· żądania szczegółowych informacji i wyjaśnień od Wykonawców na każdym etapie postępowania.
                                                                                                                          Załączniki:
1. Szczegółowy opis zamówienia.
2. Formularz ofertowy.
3. Wykaz wykonanych usług.
4. Wzór umowy.
5. Klauzula informacyjna RODO.

Odpowiedzi na pytania 15.06.2021 r.

Zał. nr 1 - nowy wzór umowy

Informacja o złożonych ofertach - 18.06.2021 r.